Strukturelle Änderungen in PlagScan


Viele PlagScan Kunden haben in der Vergangenheit den Wunsch nach einem Aufbewahrungsort bzw. Archiv für ihre Dokumente geäußert. Anfang Oktober werden wir diesem Wunsch unserer Organisationskunden nachkommen!

Da die Durchsetzung einige strukturelle Änderungen beanspruchen wird, werden wir unser bestes geben um die Durchführung so reibungslos wie möglich zu gestalten. Wir empfehlen Ihnen, dass Sie die Beschreibung der Änderungen gründlich durchlesen um die Umsetzungen zu verstehen. Bitte kontaktieren Sie uns falls Fragen aufkommen.

Neue Optionen:

  • Organisations-Archiv:  Organisationen können nun ihre Dokumente in einem Archiv lagern. Dies erlaubt beispielsweise zukünftiges Gegenchecken von alten Dokumenten, auch wenn der Nutzer die Organisation verlässt.
  • Vergleich mit PlagScans interner Datenbank:  Ihre Dokumente können von nun an auch innerhalb der internen PlagScan Datenbank verglichen werden. Dadurch können Sie die Prüfung Ihrer Dokumente auf andere Universitäten, Schulen und Fachzeitschriften, die ebenfalls die PlagScan Datenbank nutzen, erweitern.
  • Private Dokumente: Einzelne Dokumente können nun als ‘privat’ klassifiziert werden. Diese haben dann folgende Eigenschaften (z.B. weil Sie einen Sperrvermerk haben): 
    • Ein Ausschluss vom internen Dokumentenmanager und Organisationsprüfung. 
    • Private Dokumente können nicht mehr geteilt werden.
    • Private Dokumente gehören nicht dem Organisationsarchiv an, werden nicht darin gespeichert und werden damit nicht für organisationsinterne Gegenkontrolle verwendet
  • Archiv Administrator: Der Administrator des Archivs ist verantwortlich für die Verwaltung. Der Administrator kann im Archiv suchen, Einträge löschen oder auch den Nutzerzugriff zum Archiv bestimmen.

 

Funktionsänderungen:

 

  • !WICHTIG! – Plagiatsuche innerhalb der Organisation: Diese Funktion verbessert die Strukturverwaltung der Organisation. Die Dokumente in Ihrer Verwaltung sind vorerst nur für Sie zugänglich (bevor ein anderer Nutzer der gleichen Organisation darauf zugreifen und für Plagiatsuche verwenden kann). Falls Sie wollen, dass andere Organizationsnutzer ihre Dokumente zur Plagiatsuche verwenden können, müssen diese erst ins Archiv übertragen werden.
  • Teilnahme am Organisations-Archiv: Nutzer entscheiden selber, ob sie sich an der organisationsinternen Gegenkontrolle beteiligen wollen oder nicht. In Zukunft wird dies von der Speicherstelle der Dokumente abhängig gemacht – Dokumente an der Arbeitsoberfläche werden nicht einbezogen, Dokumente im Archiv werden zur Gegenprüfung verwendet.
  • Dokumente von gelöschten Nutzern können dem Organisations-Archiv hinzugefügt werden: Wenn Nutzer ihre Dokumente ins Archiv verlagern, bleiben diese verfügbar auch nachdem der Nutzer die Organisation verlässt oder gelöscht wird. Der Nutzer wird eingangs darüber informiert werden.
  • Entfernen von Dokumenten aus dem Organisations-Archiv: Der Administrator des Archivs verwaltet dessen Dokumente und ist in der Lage vereinzelte Dokumente zu löschen. Ein Nutzer kann das Entfernen eines Dokuments auch immer anfragen, nachdem er es dem Organisations-Archiv hinzugefügt hat.

 

So verschieben Sie Dokumente in das Archiv 

Die nachfolgende Anleitung erklärt, wie Sie Dokumente ins Archiv verschieben können. Wir unterscheiden die manuelle Variante
(geeignet für Nutzer mit kleiner Anzahl von Dokumenten) und die automatisierte Variante (für Nutzer mit vielen Dokumenten geeignet). Wählen Sie
die für Sie passende Variante aus.

 

Manuell 

  1. Klicken Sie auf Dokumente. (Schritt 1)
  2. Wählen Sie ein oder mehrere Dokumente aus. (Schritt 2)
  3. Klicken auf das Aktenkoffer-Symbol. (Schritt 3)

Ihre Dokumente werden nun ins Archiv verschoben und verschwinden aus dem Überblick. Wenn Sie auf Meine Dateien im Archiv klicken werden
Sie die verschobenen Dokumente im Archiv sehen.

user_deutsch_manual

Automatisch

Für das automatische Verschieben von Dokumenten ins Archiv müssen sowohl der Nutzer als auch der Administrator jeweils eine Einstellung vornehmen.
Diese ist in weniger als 1 Minute erledigt. 

Für den Nutzer:

  1. Gehen Sie oben rechts auf Einstellungen. (Schritt 1)
  2. Klicken Sie auf der rechten Seite auf Nutzeroberfläche und Reporting. (Schritt 2)
  3. Ändern Sie die Löschrichtlinie auf Daten nach 1 Woche entfernen. (Schritt 3)
  4. Speichern Sie Ihre Einstellung unter Änderungen speichern. (Schritt 4)

user_orga_auto

Für den Administrator:

  1. Gehen Sie oben rechts auf Verwaltung. (Schritt 1)
  2. Klicken Sie auf der rechten Seite auf Globale Richtlinien. (Schritt 2)
  3. Gehen Sie in auf Dokumente von gelöschten Nutzern ins Archiv verschieben?? Hier wählen Sie die Option Ins Archiv verschieben. (Schritt 3)
  4. Speichern Sie Ihre Einstellung unter Änderungen speichern. (Schritt 4)

orga_deutsch_automatisch


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